5 façons d'utiliser efficacement votre iPad en réunion

L'époque où l'on utilisait un iPad pour jouer, comme trophée ou pour frimer est révolue. Aujourd'hui, cette tablette doit être rentable, entre autres durant des réunions de travail. Aucune idée de ce que vous devez faire de votre iPad pendant une concertation ? Suivez simplement le guide.

5 façons d'utiliser efficacement votre iPad en réunion

1. Créez un dossier de travail partagé

Pour commencer : un plaisir partagé est un plaisir double. Profitez-en immédiatement pour créer un dossier partagé sur l'Intranet de votre société ou via un des nombreux services en ligne dans le cloud, comme Dropbox, Box.net, iCloud, etc., et donnez ensuite à tous les participants un accès total (lecture / édition / écriture) à ce dossier partagé. La première fois, il vous faudra un certain temps pour donner un accès à chacun, mais un tel "shared space" devient par après simple comme bonjour. Réutilisez ensuite systématiquement le même dossier. Vous pouvez alors créer des sous-dossiers par réunion et les classer par date (et, le cas échéant, par local de réunion, sujet, etc.).

 

2. Optez pour un système de notation numérique

Utilisez un système numérique (et partagé) pour vos prises de notes, comme Nebulous Notes, iA Writer ou Notability, que vous pouvez combiner par exemple avec Dropbox pour pouvoir échanger facilement vos notes avec d'autres participants à la réunion. L'ordre du jour peut par exemple être envoyé au préalable dans un petit fichier PDF (ne pas oublier d'installer un lecteur PDF comme Goodreader, iAnnotate, etc. sur tous les iPad).

 

3. Faites-vous aider pour l'organisation et le déroulement de réunions

Il est clair que vous n'avez pas nécessairement besoin de ranger toutes vos affaires sur un iPad pour qu'une réunion soit efficace. Il existe en effet aussi des applis prêtes à l'emploi et extrêmement efficaces, comme Notubox ou encore Meeting Assistant. Cette dernière appli vous permet par exemple de gérer vos réunions de A à Z sur votre iPad. Cela va de calendriers communs à l'invitation des participants via leur compte Linkedin, Facebook ou Twitter, Meeting Assistant stockant une fiche détaillée de chaque participant en fonction des informations disponibles dans ses profils sociaux. Les notes et les conclusions peuvent également être consignées pendant la réunion avec des points d'action de manière à pouvoir être ensuite partagées via l'interface de Meeting Assistant. Chaque fois que vous utilisez Meeting Assistant, les agendas de tous les participants sont d'ailleurs synchronisés aussi.

 

4. Utilisez un outil de présentation et de réflexion sérieux

Le Keynote d'Apple pour iPad vous propose aussi un outil de présentation de qualité. Des réflexions communes avec des applications de carte conceptuelle et de tableau blanc comme iThoughts et Whiteboard HD complètent le tout.

 

5. Créez un réseau sans fil fiable

Inutile de dire qu'une conférence sur iPad réussie comme celle que nous décrivons ici dépend à l'évidence fortement de la disponibilité d'un réseau sans fil dans l'entreprise. Sinon, le rêve d'une conférence sur iPad efficace tombe en effet très vite à l'eau. Mais lorsque tout se déroule correctement, une conférence sur iPad peut réellement améliorer l'efficacité d'une réunion. Bien évidemment, il convient aussi de tenir compte d'une courbe d'apprentissage, mais bon : à une époque ou le mantra "apprentissage éternel" règne en maître, c'est un jeu d'enfant. 

Mardi 14 Mai 2013 om 12:7

Pascal Dewulf

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