4 tips om efficiënter te mailen

We mailen wat af op een dag, en geen mens die erbij stilstaat of dat allemaal wel nodig is. Efficiënter omgaan met e-mail vraagt een inspanning, maar die investering verdien je in no time terug.

4 tips om efficiënter te mailen

1. Denk twee keer na
We hebben met z’n allen de neiging om bij de minste aanleiding een mail te sturen. Daarmee verplaats je het probleem echter vooral van jouw bureau naar dat van een ander, en zo krijg je soms een sneeuwbaleffect. Denk dus goed na voor je een mail begint te schrijven. Is het niet veel efficiënter om even te bellen? Dan heb je je antwoord meteen, en hoef je geen vijf mensen lastig te vallen met wat één collega kan oplossen.

2. Laat vallen, die bijlage!
Een mail lijkt vandaag de dag pas een mail als er een loodzware powerpoint of digitale foto bij zit. Ga systematisch na of zo’n bijlage wel een toegevoegde waarde heeft, want behalve tijd neemt hij ook een massa ruimte in beslag in krappe mailboxen.

3. Gooi ballast overboord
Een zakelijke mail moet zakelijk en to the point zijn. Zorg ook voor een duidelijke onderwerplijn, zodat de ontvangers meteen weten waar het over gaat en wat er van hen verwacht wordt. Met de tijd die je uitspaart door meteen ter zake te komen, kan je ’s avonds veel beter een glas gaan drinken met je collega’s.

4. Vermijd polemieken
Druk nooit op ‘reply’ als een mail je boos heeft gemaakt. De Romeinen wisten al dat het gesproken woord snel vervliegt, maar dat een harde boodschap op papier jaren kan nazinderen. 

Donderdag 22 November 2012 om 0:0

Manu Sinjan