De ene vergadering is de andere al niet

Beste,

Als starter op de arbeidsmarkt word ik voor het eerst geconfronteerd met het groot aantal (meestal langdurige) vergaderingen en het daarbij horende misnoegen van werknemers. In de media hoorde ik allerlei trends zoals walkingmeetings, topless meetings, rechtopstaand vergaderen… Wat houden deze trends precies in? Heeft de omgeving zo'n grote impact op de efficiëntie van het vergaderen?

Katrien

De ene vergadering is de andere al niet

Dag Katrien,

 

Vergaderen is onmisbaar geworden in het huidige organisatiebestaan. Meer nog, we vergaderen steeds vaker en steeds langer in vergelijking met vroeger. Er komt ook steeds vaker kritiek op het traditionele vergaderen: 'Gebeurt het vergaderen simpelweg uit gewoonte of vormt het nog steeds een noodzaak?' is een vraag waar over nagedacht moet worden. Als organisatie kan je er maar beter voor zorgen dat vergaderen efficiënt verloopt. Onderzoek leert ons dat het aantal vergaderingen en het verloop ervan van invloed is op de tevredenheid bij werknemers. Hoe meer inefficiënte vergaderingen, hoe ontevredener de werknemer. En hoe meer efficiënte vergaderingen, hoe meer tevreden de werknemer. Er wordt dus heel wat geëxperimenteerd met nieuwe mogelijkheden zoals vergaderwandelen, virtueel vergaderen, topless meetings, rechtstaand vergaderen… Belangrijk is om het onderscheid te bewaren tussen anekdotes en wetenschappelijke bevindingen. Het is niet omdat iets intuïtief goed aanvoelt, dat het ook écht beter is. Er zijn inderdaad wat trends in de vergaderwereld maar het is belangrijk om iedere vergadersituatie op een individuele en gepaste manier te benaderen.

 

Rechtstaand versus zittend vergaderen

Zo is er onderzoek gebeurd naar de verschillen tussen het rechtstaand versus zittend vergaderen. Het onderzoek leert ons dat rechtstaande vergaderingen sneller tot een besluit kwamen. De zittende vergaderleden waren in het algemeen iets meer tevreden over het verloop van de vergadering. Opmerkelijk was dat de kwaliteit van het besluit niet verschilde tussen rechtstaande en zittende vergaderingen. Een rechtstaande vergadering kan dus heel nuttig zijn als je snel tot een besluit wil komen. Zorg wel voor verantwoording, zodat tevredenheid niet ondermijnd wordt.

 

Walking meeting

'Vergaderwandelen' of 'walking meeting' komt overgewaaid vanuit de US. Steve jobs en Marc Zuckerberg maakten reeds gebruik van deze vorm van vergaderen. Het klassieke vergaderlokaal maakt hier plaats voor een ommetje in het nabijgelegen park. Gesprekken verlopen minder gespannen én je fysieke gezondheid heeft er baat bij. Ook kan men creatiever worden door de nieuwe omgeving. Het spreekt voor zich dat deze techniek zeker niet geschikt is bij beslissingen waar veel personen bij betrokken zijn.

 

Topless

Weg met smartphones, laptops en tablets: In een topless meeting worden alle elektronische communicatiemiddelen uitgeschakeld. Dit zorgt voor minder afleidbaarheid. Belangrijk is dat men op voorhand wordt ingelicht over deze maatregel. Deze vergadertechniek wordt best enkel toegepast in korte vergaderingen.

 

Omgeving is uiterst belangrijk

Ook bij een klassieke zittende vergadering speelt de omgeving een rol. Zowel de vorm van een tafel als zitplaatsen kunnen een effect hebben op het verloop van de vergadering. Vergaderen verloopt het vlotst als alle deelnemers elkaar aan kunnen kijken. Dit lukt het best aan een ronde of ovalen tafel. Iedereen heeft een gelijke positie wat de samenwerking bevordert. Aan een rechthoekige tafel zit de voorzitter meestal aan het hoofd. Vooral de personen die zich naast de voorzitter bevinden, nemen actief deel aan de vergadering. Dit geldt ook bij een ronde tafel. Als je zelf veel inspraak wil, kan je dus beter in de buurt van de voorzitter plaatsnemen. Uit onderzoek blijkt dat mensen meestal dezelfde zitplaats uitkiezen en deze plaats bepaalt hun rol in de groep. Mensen die het eens zijn met elkaar zitten vaak naast elkaar. Tegenover elkaar zitten zorgt voor een versterking van de tegenstelling. Zo worden vaak op een onbewuste manier fronten gevormd. Het kan dus interessant zijn om het vaste zitplaatsenpatroon te doorbreken en te zorgen voor meer dynamiek.

 

Silke Acke

 

Careerfit is een jong rekruteringsbedrijf dat met een innovatieve aanpak een verfrissende topspeler wil worden in de rekruteringsmarkt. Als uitgangspunt wordt vertrokken van het individu, Careerfit wil ieders eigen ‘professionele identiteit’ in kaart brengen en zijn/haar talenten, basiswaarden, motieven en behoeften matchen aan de noden van bedrijven. Careerfit heeft een online platform waar talent in België zijn of haar eigen carrière kan doorlichten en inspiratie vinden in het maken van loopbaankeuzes.
www.careerfit.be

Dinsdag 25 Februari 2014 om 13:32