Een kei zijn in e-mailverkeer vergroot je jobkansen

Als pas afgestudeerde of jonge professional komt het er steeds meer op aan om alle troeven uit de kast te halen om potentiële werkgevers te overtuigen van je kunnen en de werkgevers die je in dienst hebben genomen te overtuigen van het feit dat ze een terechte keuze maakten. Eén van de onverwachte troeven waarmee je zeker zal opvallen is tonen dat je weet hoe je efficiënt met e-mailverkeer moet omgaan, zodat de e-mailtsunami je productiviteit niet in het gedrang brengt.

Een kei zijn in e-mailverkeer vergroot je jobkansen

E-mail blijft in de wereld die door internet zo klein is geworden bijzonder populair. Naar schatting versturen we met zijn allen wereldwijd elke dag zowat 300 miljard e-mails. En hoewel het lijkt of we daar tijd mee winnen, is lang niet iedereen daar nog van overtuigd. Zo vond op vrijdag 28 november 2014 al de zevende editie plaats van e-mailloze vrijdag, een initiatief van Gunnar Michielssen, die sinds hij de dag in 2008 voor het eerst organiseerde, al 250.000 professionals leerde om efficiënter om te gaan met e-mail en om zo hun productiviteit te verhogen.

Efficiënter omgaan met e-mail betekent in de eerste plaats dat we in veel gevallen moeten afkicken van onze e-mailverslaving. Maar aangezien de doorsnee professional naar schatting 140 tot 170 inkomende en uitgaande mails per dag behandelt, hapt het omgaan met het mailverkeer een serieus stuk uit onze tijdsbesteding. Dat cijfer kunnen wel al gevoelig doen dalen door minder mensen in copy te plaatsen van onze mails en door het aantal mails te beperken waarvoor we op de knop “allen beantwoorden” drukken.

Maar we kunnen ook onze productiviteit opkrikken door gewoon niet om de haverklap mails te checken en dat bijvoorbeeld slechts 3 keer per dag te doen op een welbepaald tijdstip. Het is even eenvoudig als dat: gewoon een aantal uur per dag doen alsof e-mail niet bestaat. Zal je echt iets missen? Neen, want als men doorkrijgt dat je niet antwoordt en als het echt dringend is, zal men je wel opbellen. Alle niet-dringende mails kunnen wachten tot het ogenblik dat jij daar zelf tijd voor hebt. Al wie dat al geprobeerd heeft – en dat zijn steeds meer mensen – zal kunnen getuigen dat ze op die manier beter kunnen focussen, zich beter kunnen concentreren en dus beter en productiever kunnen werken.

Naast het aankweken van de gewoonte om mails slechts te checken op een bepaald ogenblik van de dag, is ook het leren gebruiken van de knop om mails te wissen, erg belangrijk. Alle berichten die niet dadelijk onze aandacht vereisen, kunnen we gewoon wissen. Als we dan ook nog de gewoonte aankweken om niet om de haverklap en voor om het even wat mails te versturen, zijn we al een flink stuk op weg om de e-mailtsunami onder controle te krijgen.

Meer info op: www.emaillozevrijdag.be en www.afkickenvanemail.be

Maandag 16 Maart 2015 om 14:1

Geert Degrande