Het nieuwe werken: zo haal je het meest uit een flexibele werkplek

Flexibele werkplekken: managementgoeroe's hebben er tegenwoordig de mond vol van. Het nieuwe werken, waarbij je op een 'los-vaste' locatie aan de slag bent, is hipper dan ooit. Met deze tips haal je alvast een pak meer uit zo'n wisselende werkplek.

Het nieuwe werken: zo haal je het meest uit een flexibele werkplek

Een flexibele werkplek is eigenlijk een plek waar iedereen aan de slag kan zijn. De ene dag ben jij dat, de andere je collega en nog een andere dag misschien je baas. Ook de fysieke plaats kan zich overal bevinden: in het hoofdgebouw van het bedrijf waar je aan de slag bent, in een satellietkantoor op locatie,... Best wel even wennen wanneer je jarenlang aan je knusse bureau hebt vertoeft met familiefoto's, een bloemetje, wat versnaperingen in je bureaulade en dies meer. 

 

Proefdraaien

Alvorens je je in het flexibele werkplek avontuur stort, inventariseer je best eerst even hoe je vandaag aan de slag bent. Maak je op kantoor dagelijks gebruik van een ladekast met dossiers of mappen? Hoe behoud je het zicht op je todo lijstje? Wanneer en waar heb je meetings met je collega's? Het zijn allemaal dingen die je moet inventariseren om zo op een productieve manier de omslag te kunnen maken naar een flexibele werkplek. Check ook of specifieke bedrijfsprocessen door jouw fysieke afwezigheid niet in het gedrang komen of vertraging oplopen. Indien je op dat vlak obstakels identificeert, overleg je best met je baas en collega's hoe je die situatie kan kortsluiten. Ook het gebruik van specifieke hard- en software op kantoor dient naadloos te worden overgezet naar je flexibele werkplek. Neem de tijd om even te experimenteren op die flexibele werkplek en verbeter waar nodig. Bottom line: proefdraaien is de boodschap.

 

Aangenaam en productief

Erg belangrijk is ook dat je collega's je agenda door en door kennen en weten wanneer je op je flexibele werkplek aanwezig bent op kantoor of elders. Zo kunnen ook zij hun afspraken, meetings en dies meer correct inplannen. Een gedeelde agenda, waar zowel jijzelf als je collega's toegang toe hebben, is dan ook de beste oplossing wanneer je bedrijf een duidelijke koers vaart op het vlak van flexibele werkplekken. Met je flexibele werkplek dien je bovendien ook wat extra organisatietalent aan de dag te leggen. Typerend voor zo'n werkplek is immers dat je ze steevast leeg zal terugvinden, op mogelijk een telefoontoestel, een bureaulamp,... na. Het komt er dus op aan dat wanneer je aan de slag wil op zo'n flexibele werkplek, je op voorhand even een checklist doorneemt van wat je zoal allemaal nodig hebt die dag. Ook zal je je moeten bekwamen in ad hoc organisatie. Zie in die optiek de tas die je mee naar het werk neemt voortaan als een mobiele ladekast waar je je tablet in opbergt, de mappen die je die dag nodig hebt, misschien een stapeltje kleefbriefjes (voor de old skool professionals) en alle andere spullen die jou het leven op jouw flexibele werkplek aangenaam en vooral productief maken.

 

Vastberaden

Wanneer je op een flexibele werkplek aan de slag bent, zal je door de aard van het beestje vaak ook sneller gevolg dienen te geven aan bepaalde acties. Je todo lijstje dient met andere woorden nauwkeurig te worden gevolgd in functie van je aanwezigheid op je flex-werkplek op kantoor of elders. Om goed je prioriteiten te kunnen bepalen, ga je dan ook best als volgt tewerk: acties die binnen de vijf minuten kunnen worden afgehandeld, pak je meteen aan. Andere kan je nog even op de todo lijst laten, op voorwaarde dat het feit of je al dan niet op een flex-werkplek aanwezig bent de afhandeling ervan in het gedrang brengt. Zorg er in die optiek eveneens voor dat zoveel mogelijk spullen op je todo lijst onafhankelijk zijn van de fysieke plaats waar je je bevindt. Een goede doorlichting aan het begin van je avontuur met flexibele werkplekken is dus echt wel een must. Mogelijk moet je ook een stuk kordater dan voordien tewerk gaan. Je kan immers geen werk tot morgen uitstellen op je flex-werkplek. Maak dus sneller keuzes en doet dat op een vastberaden manier. Met een strategie van flexibele werkplekken hoort doorgaans ook een nieuwe stijl van werken. Vraag aan je baas om je meer beslissingsbevoegdheid te geven, bevoegdheid die je nodig hebt om op een productieve manier met flex-werken om te gaan. Identificeer mogelijke obstakels van het flex-werken en kortsluit ze zo snel als mogelijk met je baas. 

Dinsdag 7 Januari 2014 om 11:9

Pascal Dewulf