Hoe onbeleefd ben jij via mail?

"Graag asap antwoord. Opzoeken en rapporteren aub. Zo snel mogelijk feedback." Wanneer we mensen face to face zouden aanspreken zoals we dat in e-mails vaak doen dan zouden we niet zelden een klap voor de kop krijgen. Maar er is met het hedendaagse e-mailverkeer nog meer aan de hand.

Hoe onbeleefd ben jij via mail?

Namen noemen

Je bestemmeling heeft een naam, gebruik die dan ook altijd. Vermijd het ergelijke "Beste", dat een ongeïnteresseerde, vlakke indruk geeft.
 

Mooi, mooier, mooist

E-mail is een informeel communicatiemedium, maar je doet er goed aan de tekst aan wie je de mail richt te formuleren alsof die persoon voor je zit bij een persoonlijk gesprek.

 

Kort en bondig

Hou je e-mails vooral in zakelijke middens compact. Dat betekent echter niet dat je moet vervallen in zinnen van maximum drie woorden zoals 'Doe dit', 'Wend je tot' of 'Graag opvolgen'.

 

Dubbelop

Gebruik niet steevast de slagzin 'Kan je me dat even op mail zetten aub?' telkens iemand jou wat vraagt. Zo verklein ook jij overtollig mailverkeer.

 

(Te) kort van stof

Afkortingen gebruiken kan maar overdrijf niet. De tijd van morsecode ligt ver achter ons. Teveel afkortingen geven vaak een slordige indruk.

 

XXL-boodschap

Vermijd e-mails met bijlages van tientallen megabytes. Ook in tijden van gigabitnetwerkverbindingen wekt het nog steeds ergernis op.

 

Smile

Formuleer jouw e-mails steeds op een vriendelijke manier. Daar hoort ook een 'bedankt!' bij wanneer je iemand bijvoorbeeld iets vraagt of opdraagt.

 

E-mail-raadsels

Wanneer je bijlages gebruikt, vergewis jezelf er dan van dat je bestandstypes gebruikt die universeel zijn. Het is niet omdat een bestand vlekkeloos op jouw computer kan worden geopend, dat dit ook zo is voor de rest van de wereld.

 

Re

Voorzie je e-mails steevast van een onderwerp dat to the point is. Het helpt de bestemmeling niet enkel om je e-mail beter te begrijpen, het stelt hem of haar ook in staat om je bericht achteraf makkelijker terug te vinden.

 

Big Brother

Ontvangst- of leesbevestiging vragen voor je e-mails bij de geadresseerde creëert niet zelden een gevoel van wantrouwen. Het overgrote deel van de bestemmelingen blokkeert dit soort bevestigingen trouwens omdat ze het doorgaans een inbreuk op hun privacy vinden.

 

Over de tongen gaan

Roddel niet. Het geeft niet enkel blijk van weinig maturiteit: de kans dat je nijdig mailtje via allerlei omwegen als een boemerang terug in je gezicht terecht komt, is reëel.

 

The missing link

Wanneer je een link naar een website integreert, verifieer dan of die link correct, dan wel nog steeds actief is.

 

Begin van het einde

Wanneer je je mail beëindigt, doe dat dan op een correcte manier met een afscheidsgroet gevolgd door je voornaam en je elektronisch business kaartje. Doet dit zelfs ook voor de meest alledaagse mails.

 

Checken

Ben je klaar met het opstellen van je e-mail, loop er dan nog even door om spellingfouten, inhoud en taalgebruik te verifiëren alvorens op de knop 'Verzenden' te drukken.

 

Last but not least

Voer het adres van de bestemmeling(en) steeds als laatste in. Zo is de kans klein dat je mail vertrekt wanneer je halverwege bij het opstellen per ongeluk op de 'Verzenden' knop drukt.

Maandag 1 Oktober 2012 om 0:0

Pascal Dewulf