Meeting 2.0 : 7 conseils pour organiser des réunions plus modernes et productives en 2014

Les réunions d’aujourd’hui n’ont plus rien à voir avec celles d’il y a 10 ans. On peut s’en réjouir. L’utilisation des nouvelles technologies (smartphones, tablettes et smartboards) s’est largement répandue et les réunions via Skype ou Facetime sont devenues monnaie courante. Voici quelques conseils pour organiser des réunions 'professionnelles' en 2014.

Meeting 2.0 : 7 conseils pour organiser des réunions plus modernes et productives en 2014

1. Supprimer la table de réunion

Grâce l’utilisation des smartphones, tablettes et autres technologies, les tables de réunion sont devenues obsolètes. Quelques fauteuils ergonomiques et un canapé ou un sofa confortable disposés en vis-à-vis ou en cercle : vous n’avez besoin de rien de plus pour être à la page.

 

2. Être moins social

Aujourd’hui, il est de bon ton de consulter sans cesse l’écran de sa tablette ou de son smartphone lors des réunions. Le multitâche est entré dans les mœurs. Répondre rapidement à des e-mails, examiner un dossier en vitesse, twitter pendant quelques secondes ou poster à la hâte un commentaire sur Facebook sont des comportements qui sont acceptés tant sur le plan social que professionnel. Toutefois, ce type de comportement est plutôt défavorable à la participation et à la productivité de la réunion. Il est préférable d’utiliser son smartphone et sa tablette dans le cadre d’une présentation, pour effectuer une recherche rapide ou vérifier des chiffres. Une réunion ne peut pas servir de prétexte pour jouer au dernier jeu à la mode. 

 

3. Enregistrer au lieu de noter

Vos collègues vous ont désigné pour rédiger le rapport de la réunion ? Ne perdez pas votre temps à tout noter et à rédiger par la suite. Il suffit d’appuyer sur le bouton de l’enregistreur de votre smartphone ou de télécharger une application. Des applications comme Soundnote, par exemple, offrent des fonctionnalités très avancées. Elles permettent d’enregistrer et de taper en même temps des mots-clés évoqués lors de la réunion en utilisant le clavier de la tablette. Vous pouvez ensuite feuilleter la liste de mots-clés. Lorsque vous cliquez sur l’un des mots-clés, l’application vous propose automatiquement les passages enregistrés sur votre smartphone ou votre tablette où le mot-clé est mentionné. Difficile de faire plus simple.

 

4. Se réunir à distance

Le temps où le monde devait être présent physiquement dans la même salle pour pouvoir tenir une réunion est révolu. Aujourd’hui, grâce notamment à Skype et Facetime, il est parfaitement possible d’organiser une réunion à distance avec des collègues. Il suffit de disposer d’un ordinateur ou d’une tablette. Lors d’une session Skype, il est également possible d’échanger des documents ou de partager virtuellement votre écran avec d’autres participants, etc. Aujourd’hui, les déplacements sont devenus inutiles, sauf si on veut garder toute la richesse et la chaleur des contacts humains, souvent absentes lors des discussions par écrans interposés.

 

5. Ne plus participer à toute la réunion

Aujourd’hui on accepte parfaitement que les collaborateurs n’assistent qu’à une partie de la réunion. Quitter la réunion dès que les points à l’ordre qui vous concernent ont été abordés cadre parfaitement avec la culture du zapping qui prévaut actuellement (y compris sur le lieu de travail). Ce n’est pas un manque de respect, c’est tout simplement dans l’esprit du temps. Mettre fin à une réunion via Skype alors que tous les points n’ont pas été abordés fait partie de la norme. Pourquoi ne pas mettre fin à une réunion, si on est confronté à une situation de blocage ou que la probabilité d’avancée sur les dossiers est minime ? C’est à l’organisateur de la réunion qu’il revient de motiver et d’impliquer les participants en soulignant la plus-value qu’ils peuvent apporter à la réunion.

 

6. Une fenêtre sur le monde

Comme cela a déjà été dit, le smartphone ou la tablette doivent être considérés comme des outils qui permettent de rendre la réunion plus productive. Toutefois, il ne faut jamais oublier que sans une connexion performante, ces outils n’auront guère d’utilité. Or, le smartphone et la tablette sont très utiles lorsqu’il s’agit de rechercher ou d’échanger des documents avec les collègues en réunion. Aussi, il faudrait toujours imposer la devise : 'No wifi, no meeting'.

 

7. Zéro papier

Demandez à votre patron de mettre en place une politique de 'réunions zéro papier' et essayez de convaincre les collègues de votre département d’adopter cette méthode de travail moderne et productive. C’est peut-être également un moyen d’éviter les malentendus éventuels. 

Dinsdag 4 Februari 2014 om 15:17

Pascal Dewulf

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