Meeting 2.0: 7 tips om in 2014 eigentijds en productief te vergaderen

Vergaderen loopt vandaag doorgaans heel anders dan pakweg tien jaar geleden. Gelukkig maar want smartphone, tablet en smartboard zijn ondertussen gemeengoed en een meeting via pakweg Skype of Facetime de gewoonste zaak van de wereld. Met deze tips vergader je in 2014 alvast als een echte professional.

Meeting 2.0: 7 tips om in 2014 eigentijds en productief te vergaderen

Weg met de vergadertafel

Door het gebruik van smartphone, tablet, ... is een vergadertafel eigenlijk zo goed als overbodig geworden. Een stel ergonomische sofa's, een gemakkelijk bank of meubilair dat je het ene moment in een kring of het andere moment tegenover mekaar kan plaatsen is een must.
 

Wees minder sociaal

Het is vandaag bon ton om tijdens vergaderingen voortdurend naar het scherm van je tablet/smartphone te staren om zo te multitasken. Het is zelfs sociaal en professioneel aanvaard om tijdens een meeting nog snel wat e-mails te beantwoorden, in de vlucht nog een dossier door te nemen, snel wat te Twitteren of inderhaast een post op Facebook te plaatsen. Dit soort gedrag is echter nefast voor je betrokkenheid en het haalt geheid de productiviteit van een meeting naar beneden. Gebruik je smartphone en tablet dan ook enkel als hulpmiddel tijdens een meeting voor pakweg een presentatie, een snelle opzoeking of om wat feiten en cijfers te checken. Gebruik een meeting daarentegen niet als excuus om je ongeïnteresseerd te vermaken met je nieuwste speeltje.
 

Niet noteren, maar registreren

Ben jij aangeduid als slachtoffer om de meeting te notuleren en samen te vatten? Verspil dan geen tijd aan het driftig neerpennen van wat er zoal wordt gezegd. Druk op de knop van de voicerecorder op je smartphone voor een opname of download een app om dat voor jou te doen. App's als Soundnote gaan daar bijvoorbeeld behoorlijk ver in. Ze laten je toe om een opname te maken en tegelijkertijd sleutelwoorden die tijdens een meeting worden gecommuniceerd in te typen via het klavier van je tablet. Wanneer je 's anderendaags vervolgens door je lijstje met sleutelwoorden bladert en die aanklikt springt de app automatisch naar dat deel in de geluidsopname op je tablet/smartphone waar het sleutelwoord wordt vermeld. Makkelijk, toch?
 

Vergader op afstand

Lang voorbij is de tijd dat je fysiek in dezelfde ruimte moest aanwezig zijn met je collega's om een meeting te houden. Vandaag zorgen Skype, Facetime,... ervoor dat je ook van op afstand perfect meetings met mekaar kan hebben via het scherm van je computer of tablet om maar wat te zeggen. Ook kan je perfect documenten met mekaar uitwisselen tijdens pakweg een Skype sessie, jouw scherm virtueel delen met andere deelnemers in de meeting en meer van dat fraais. Geen reden om je vandaag nog te verplaatsen, behalve dan om de menselijke finesses die je tijdens zo'n 'schermvergadering' al eens mist, te kunnen capteren.


We gaan niet altijd meer door tot het gaatje

Moderne meetings respecteren het feit dat medewerkers die oordelen dat ze niet meer actief kunnen bijdragen aan het eindresultaat van een meeting die ook kunnen verlaten zonder dat de rest van de deelnemers hen daarvoor met de nek aankijkt. Dat past alvast perfect in de zap-cultuur (ook op de werkvloer) waar we vandaag de dag aan onderhevig zijn. Het is niet respectloos, het is gewoon eigen aan de tijdsgeest. Een Skype meeting halverwege afbreken wordt vandaag de dag als iets heel normaal gezien. Waarom zou je dan niet kunnen vertrekken uit een meeting wanneer je aanvoelt dat er geen vaart of vooruitgang meer inzit? Het is aan de organisator van de meeting om de deelnemers betrokken, actief en energiek te houden en hun toegevoegde waarde te onderstrepen.
 

Venster op de wereld

Zoals gezegd is het tijdens een meeting enkel de bedoeling je smartphone en tablet als middel in te zetten om de meeting productief te maken. Toch vereist die productiviteit dat je op de plaats van de meeting een kwalitatieve draadloze verbinding hebt met de buitenwereld. Zo kan je gemeenschappelijke documenten raadplegen op het bedrijfsnetwerk, nog snel wat opzoeken of tijdens de meeting documenten uitwisselen met je collega's. No wifi, no meeting zou dan ook het devies moeten zijn.
 

Papierloos

Vraag je baas om een company policy rond papierloos vergaderen en laat die ook verdelen doorheen het departement waar je aan de slag bent. Zo sensibiliseer je hem of haar maar ook collega's om vergaderingen op een moderne en productieve manier te laten verlopen en heb je gelijk ook een leidraad waardoor misverstanden kunnen worden voorkomen.

Dinsdag 31 December 2013 om 10:3