Met deze e-mail dwing je meteen antwoord af

Je verstuurt een dringende e-mail en moet vervolgens eindeloos wachten op antwoord. Herkenbaar? Gelukkig kan je iets doen aan de trage reactiesnelheid van je ontvanger. Met deze tips schrijf je ‘slimmere’ e-mails, van aanspreking tot afsluiting.

Met deze e-mail dwing je meteen antwoord af

Een slimme e-mail begint al bij een raak gekozen titel. Een onderwerp van drie tot vier woorden genereert de hoogste response rate, zo blijkt uit een analyse van vijf miljoen e-mails door Boomerang, een e-mailfunctie van Gmail.

 

Begroet je e-mailpartner niet met een algemene term zoals ‘beste’, maar spreek hem aan bij zijn voornaam. Personalisatie wérkt. De ontvanger zal zich letterlijk aangesproken voelen en sneller een antwoord sturen.

 

Een e-mail is geen essay: kom meteen ter zake met je vraag of mededeling. Weet dat een werknemer gemiddeld 76 e-mails per dag ontvangt, je moet zijn aandacht dus meteen kunnen vangen.

 

Honderd woorden

De e-mails waarop je het snelst een antwoord krijgt, tellen volgens Boomerang ongeveer 100 woorden. Te lange e-mails doen de aandacht verslappen, te korte e-mails bevatten te weinig informatie. Probeer het juiste evenwicht te vinden.

 

Gaat je e-mail over iets dat meer nuance vergt? Je kan wel meer in de diepte gaan als het onderwerp daarom vraagt. Haal bij een langere tekst een paar vormelijke kneepjes uit de kast, zoals werken met witregels of kernwoorden in vet zetten.

 

Je mag best wat assertief zijn als het om dringende zaken gaat. Vraag niet óf, maar wannéér het kan. De vraag ‘Denkt u dat het mogelijk is om mij hierover cijfers te bezorgen?’ verander je dan in ‘Welke cijfers kunt u mij hierover bezorgen?’ Hoe directer je vraag, hoe effectiever.

 

Leuke kwinkslag

Een leuke kwinkslag of persoonlijke knipoog zijn goede trucjes om de ontvanger voor jou te winnen. Mensen voelen snel aan dat je niet zomaar een standaardmailtje stuurt, en zullen meer moeite doen om je te antwoorden.

 

Hou je taal eenvoudig en gebruik geen woorden die je moet opzoeken in het woordenboek. In principe zou een 12-jarige ook moeten begrijpen waarover je het hebt. Je kan de response rate met 36% verhogen als je het technische jargon achterwege laat, wijst de studie van Boomerang uit.

 

Naast eenvoudig moet je taal ook netjes en verzorgd zijn. In zakelijke e-mails horen geen smileys thuis, en al zeker geen dt-fouten. De meeste mensen zijn minder geneigd te antwoorden als de e-mail een grammaticale catastrofe is.

 

Laat op het einde van de e-mail merken dat je snel een antwoord verwacht. Plak er bij voorkeur ook een concreet tijdstip op. Vraag dus niet ‘Laat u mij binnenkort iets weten?’, maar wel ‘Laat u mij vandaag nog iets weten?’ Bedank de ontvanger op voorhand voor zijn snelle reactie.

Maandag 25 Juli 2016 om 14:30

Gerlinde De Bruycker

// //
// // //
// // // //