Orde in je mailbox: 13 tips

De steeds weer aanwezige gedachte om een doelstelling te moeten halen, deadlines en files zijn de grootste veroorzakers van stress. Dat rijtje wordt nu ook officieel aangevuld met e-mail. Met deze tips verander je van een e-mail zombie in een e-mail superman (of -vrouw).

Orde in je mailbox: 13 tips

  1. Wanneer je alle e-mails gewoon laat binnenrollen, zit je elektronische brievenbus binnen de kortste keren gegarandeerd overvol. Gebruik daarom mapjes. Dat is een stuk overzichtelijker en het maakt je inbox bestendiger tegen fatale systeemfouten zoals de roemruchte 4GB barrière (maximum grootte van een computerbestand) waar zogenaamde FAT32 systemen - een belangrijk deel van computers wereldwijd werkt vandaag nog steeds met dit bestandssysteem - krijgen mee af te rekenen.
     
  2. Iedere e-mail software heeft een interval waarop je e-mails automatisch worden binnen gehaald, gedownload van de e-mail server om het even anders te zeggen. Zet die onhebbelijke optie op non-actief en bepaal zelf wanneer je op de knop drukt om weer mails binnen te krijgen. Stress ontstaat immers wanneer je zelf geen controle meer hebt op de dingen.
     
  3. Maak er een goede gewoonte van om je inbox dagelijks te wieden. Kieper alle onnodige e-mails resoluut in de elektronische prullenbak. Zo houd je je brievenbus gezond en performant.
     
  4. Check gedurende een week alle mails die automatisch binnenkomen via mailing lists (distributielijsten). Druk op de knop unsubscribe zodat je de mails die je niet langer noodzakelijk acht niet meer ontvangt.
     
  5. Stel brievenbusregels op. Bij elke goede e-mail software is dat mogelijk. Wanneer een mail van een bepaalde afzender binnenkomt, verplaatst het systeem die dan zonder dat je zelf iets moet doen discreet naar een specifiek mapje of in de vervelende gevallen gewoon rechtstreeks naar de prullenbak.
     
  6. Installeer een degelijke anti-spam software om zinloze e-mails vakkundig te neutraliseren. Ruim zeventig percent van het totale e-mail verkeer wereldwijd bestaat vandaag immers uit spam. Met een goede software ben je daar snel vanaf. Sterker nog: ieder zichzelf respecterend e-mail programma heeft vandaag de dag een ingebouwd mechanisme om al die losse flodders die rond dwarrelen op het internet en die bij jou terecht komen vakkundig de kop in te drukken.
     
  7. Stel jezelf de vraag of je niet beter even kan bellen in plaats van weer een e-mail te sturen.
     
  8. Wanneer je vandaag de dag iemand belt, hoor je vaak de vraag 'of je hetgeen je net gezegd hebt nog even op mail kan zetten'. Soms lijkt dat toch een beetje de wereld op zijn kop. - Wanneer je die persoon een e-mail had willen sturen, dan had je dat wellicht initieel al gedaan. Al kan het natuurlijk dat een mailtje het gesprek kan verduidelijken.
     
  9. Zelfs met een duidelijke mappenstructuur in je mailbox en een duidelijke set van inboxregels kan het soms allemaal wel eens wat veel worden. Een hulpmiddel om het leed deels te verlichten bestaat erin om het onderwerp van de e-mails die jij verzendt zodanig op te stellen dat je via een eenvoudige zoekopdracht die mails achteraf makkelijk kan terug vinden. 
     
  10.  Een mens is een raar beestje. Wanneer je gestrest raakt bij de gedachte aan je mailbox, dan is de kans groot dat je onbewust gewoon een e-mail junkie bent.
     
  11. Zit niet de godganse dag op die 'ontvang' knop te drukken maar leg momenten vast waarop je beslist om weer een lading nieuw e-mails binnen te halen. Jij bent de baas, weet je wel.
     
  12. Waar mogelijk, behandel binnenkomende of te verzenden e-mails onmiddellijk en anders asap. E-mail is zoals stof. Het begint met een laagje en stapelt zich langzaam maar zeker op tot je je er hopeloos aan gaat ergeren.
     
  13. Archiveer je e-mails op regelmatige tijdstippen. Raar maar waar: het merendeel van de mails zijn immers als oude kleren die maar in je kast blijven rondhangen zonder dat je ze eigenlijk ooit nog draagt.

Woensdag 17 Februari 2016 om 12:0

Pascal Dewulf