Questions à vous poser avant l’envoi de tout e-mail

Il vous arrive certainement d’envoyer un e-mail à la hâte. Ne le faites pas. Posez-vous dorénavant les cinq questions suivantes avant de cliquer sur « Envoyer ».

Questions à vous poser avant l’envoi de tout e-mail

Cet e-mail est-il vraiment nécessaire ?
70% des e-mails d’aujourd’hui se composent de déchets électroniques : spam, messages sans importance tels que « Es-tu déjà arrivé ? » et d’autres types de pourriels en tout genre. La première et la plus importante des questions à se poser avant d’envoyer un e-mail est la suivante : cet e-mail est-il vraiment indispensable ?

Mon destinataire va-t-il lire cet e-mail ?
Si vous ne faites pas preuve de suffisamment de sagacité, votre e-mail se perdra très vite dans la masse d’e-mails non lus de votre correspondant. Pour éviter de perdre du temps et de l’énergie, veillez à ce que le sujet de votre message attire clairement l’attention.

De quoi ai-je besoin ?
En principe, le but de l’e-mail n’est pas d’envoyer des analyses et/ou des conversations interminables. Dès lors, tentez de formuler votre question/argumentation en une ou deux phrases claires et concises. Plus votre e-mail sera court, plus hautes seront les chances de recevoir une réponse.

Cet e-mail revêt-il une importance aux yeux de mon destinataire ?
Les e-mails s’utilisent aujourd’hui à tort et à travers dans le but de renvoyer la balle (ce n’est pas ma responsabilité), de ralentir certains processus (tu peux m’envoyer ça par e mail ?) ou encore d’avoir des conversations virulentes (je n’ose pas le dire en face ; je m’exprime donc par e mail). Laissez tomber ce type d’e-mails et changez de tactique. Essayez toujours de savoir ce que votre correspondant trouve primordial, stimulant et intéressant, et basez vos e-mails là-dessus.

Dois-je mettre tout le monde en copie ?
Une autre manie de bureau (encore une) consiste à mettre la moitié de la société en copie d’un e-mail. Ne le faites pas. Votre destinataire aura plus de réticence à répondre et vous risquez également de vous attirer du travail supplémentaire lorsque d’autres collègues vont vouloir s’en mêler.

Maandag 6 Juli 2015 om 15:13

Pascal Dewulf

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