Tips over hoe je feedback moet geven en ontvangen

Beste Careerfit coach,
Ik ben net gestart op mijn nieuwe job. Hier wordt er gebruik gemaakt van een beoordelingsmethode waarbij niet alleen leidinggevenden beoordelingen uitvoeren maar werknemers ook elkaar mogen beoordelen. Hier ben ik helemaal niet in thuis. Hoe geef ik het beste feedback en hoe ga ik om met de feedback die ik ontvang?
Lore

Tips over hoe je feedback moet geven en ontvangen

Beste Lore,

 

Feedback is een onderdeel van ons dagdagelijkse leven en wordt toegepast in verschillende situaties en contexten. Denk maar aan sporttrainers, examens, stages enzovoort. Ook op de werkvloer wordt gebruik gemaakt van feedback. Een leidinggevende houdt bijvoorbeeld (half)jaarlijks een functioneringsgesprek waarin feedback wordt gegeven over je gedrag op het werk, je sterke en zwakke punten en mogelijke leerbehoeften. Feedback geeft je de kans om te leren, jezelf bij te sturen en je prestaties te verbeteren. Het blijkt echter dat het geven van feedback in de praktijk nogal stroef verloopt. Vooral rond het overbrengen van negatieve feedback hangt nog wat een taboesfeer. Ondanks het grote belang, wordt negatieve feedback vaak uitgesteld, indirect gegeven of zelf vermeden.

 

Feedback geven

Het meest essentiële aspect in het feedbackproces, is de feedbackacceptatie. Werknemers zullen pas hun gedrag veranderen als ze het gevoel hebben dat de feedbackboodschap juist is. De mate  waarin mensen de feedbackboodschap accepteren, wordt onder andere bepaald door volgende factoren:

 

1. Specifieke feedback

Als je feedback geeft, zorg er dan voor een duidelijke en specifieke boodschap. 'Je hebt niet de juiste werkinstelling' is bijvoorbeeld een te vage boodschap omdat de ander niet kan afleiden wat hij/zij niet goed doet. Feedback wordt best gestaafd met concrete gedragingen: 'Ik maak me zorgen over je werkattitude. Je was gisteren een halfuur te laat op de vergadering en was helemaal niet voorbereid.' Zorg er ook voor dat de feedback gericht is op de taak of op specifiek gedrag. Probeer nooit kritiek te geven op de persoon zelf, dit leidt uiteindelijk toch maar tot defensieve reacties.

 

2. Geloofwaardigheid van de feedback

Als je een goede feedbackgever wil zijn, is het belangrijk dat je geloofwaardig overkomt. Werknemers zullen sneller feedback aanvaarden van medewerkers met wie ze een goede relatie hebben en die ze vertrouwen. Vertrouwen kun je opbouwen door altijd op een eerlijke en consequente manier feedback te geven. Zorg er zeker ook voor dat je goed op de hoogte bent van de zaken waarover je feedback geeft. Niets is zo ergerlijk als kritiek krijgen van iemand die niets van de hele situatie afweet.

 

3. Timing

Timing omvat zowel de snelheid als de frequentie van feedback.

De kans dat feedback geaccepteerd wordt, is het grootst wanneer feedback snel volgt op het gedrag of prestatie waarop de feedback betrekking heeft. Hoe langer de feedback uitgesteld wordt, hoe minder je zal geïnteresseerd zijn in de feedback. Vaak weet je ook de details niet meer van hetgeen waar je feedback op krijgt. Laattijdige feedback zal dus zelden tot gedragsverandering leiden. Als er absoluut geen mogelijkheid is om meteen feedback te geven, zorg dan dat je de situatie en specifieke gedragingen goed kan omschrijven.
Feedback wordt ook sneller geaccepteerd als de frequentie ervan hoog is. Zoals reeds vermeld, vinden mensen het niet altijd gemakkelijk om feedback te geven en wordt deze vaak uitgesteld. Onderzoek toont aan dat het gebrek aan feedback een mogelijke oorzaak is van ontevredenheid bij werknemers. Ze zouden liefst wat meer feedback krijgen maar vaak moeten ze wachten op het jaarlijks functioneringsgesprek. Probeer dus om het feedbackproces te integreren op de werkvloer en de drempel tot het uitwisselen van feedback te verlagen.

 

4. Constructieve feedback

Feedback moet bruikbaar zijn en er moet uit de boodschap afgeleid kunnen worden hoe gedrag of prestaties kunnen aangepast worden. Als je iemand wijst op eigenschappen en gebreken waar hij/zij niets kan aan veranderen, zorgt dit enkel voor frustratie. Verder is het belangrijk dat feedback gecombineerd wordt met duidelijke en uitdagende doelstellingen die de werknemer motiveren.

 

Feedback ontvangen

Er zijn grote individuele verschillen in hoe mensen met feedback omgaan. Wat is jouw persoonlijke houding ten opzichte van feedback? Ben je iemand die met feedback worstelt, zich snel aangevallen voelt en daardoor defensief reageert? Of neem je net een open houding aan ten opzichte van feedback? Hieronder enkele algemene tips die je kunnen helpen om beter met feedback om te gaan.

 

Tip 1: Feedback is een kans

Beschouw feedback niet als een persoonlijke aanval maar als een kans om bij te leren en betere prestaties te leveren
Feedback wordt gegeven met een positieve bedoeling en het geeft je de mogelijkheid om verder te ontwikkelen. Feedback is een kans, geen bedreiging.

 

Tip 2: Luister en stel actief vragen

Als de feedback niet helemaal duidelijk is, vraag dan naar meer informatie of voorbeelden. Dit toont aan dat je de feedback serieus neemt en helpt je om de feedback beter te begrijpen.

 

Tip 3: Reageer niet defensief

Mensen hebben vaak de neiging om meteen in de verdediging te schieten en hun gedrag goed te praten. Probeer dit niet te doen maar luister eerst naar de boodschap. Reageer ook niet defensief op positieve feedback. Aanvaard een compliment en laat die 'Ah maar dat kan iedereen hoor' achterwege.

 

Tip 4: Toon waardering voor de feedback

Maak duidelijk dat je de feedback waardeert door de andere te bedanken voor de feedback. Hou in je achterhoofd dat het voor de feedbackgever vaak even moeilijk is als voor jezelf.

 

Tip 5: Aan de slag!

Feedback biedt je de mogelijkheid om verder te ontwikkelen en betere prestaties te leveren. Laat deze kans dus niet liggen en gebruik de feedback om je gedrag aan te passen.

 

Alvast veel succes, Silke Acke

 

Careerfit is een jong rekruteringsbedrijf dat met een innovatieve aanpak een verfrissende topspeler wil worden in de rekruteringsmarkt. Als uitgangspunt wordt vertrokken van het individu, Careerfit wil ieders eigen ‘professionele identiteit’ in kaart brengen en zijn/haar talenten, basiswaarden, motieven en behoeften matchen aan de noden van bedrijven. Careerfit heeft een online platform waar talent in België zijn of haar eigen carrière kan doorlichten en inspiratie vinden in het maken van loopbaankeuzes.  

Dinsdag 19 November 2013 om 11:31